人手不足が深刻な社会問題になっている昨今、優秀な外国人材を採用し、人手不足を解消しようと考えている企業は多くなっています。そこで注目されているのが「特定技能」という在留資格です。
特定技能制度とは、日本語能力だけではなく、受け入れ分野や業務区分に関する一定の専門性や技能を持つ外国人材を人手不足が深刻な特定の産業分野で受け入れるための制度です。
特定技能人材制度で外国人を受け入れるには、登録支援機関を通して人材募集や教育、受け入れ手続きなどを行うことがほとんどです。特定技能の在留資格を取得した人材を受け入れる場合には、事前の準備や手続きが不可欠です。
その中でも特に重要なのが、事前ガイダンスです。今回は、特定技能人材の採用に不慣れで事前ガイダンスのやり方に不安がある人事担当者だけでなく、特定技能人材の採用を検討しており、事前ガイダンスの進め方をあらかじめ知りたいと考えている企業の経営者や人事担当者に向けて、事前ガイダンスの方法や注意点について解説します。
特定技能人材への事前ガイダンスとは
特定技能人材を受け入れる企業には、採用前に実施すべき義務として「事前ガイダンス」が求められます。これは、外国人材が安心して日本で働くための最初のステップであり、企業と人材双方の信頼関係を築くためにも欠かせない重要な支援です。まずは、事前ガイダンスの基本的な位置づけや、制度上の意義について解説します。
特定技能人材への事前ガイダンスの概要
特定技能人材と雇用契約を締結する際には、特定技能人材に対して事前ガイダンスを実施する必要があります。
事前ガイダンスの対象となるのは、特定技能人材のうち、「特定技能1号」の特定技能人材です。「特定技能2号」の特定技能人材については対象外となります。
ここでいう事前ガイダンスとは、特定技能人材を受け入れる企業が行わなければならない「義務的支援」の10項目のうちの一つです。
| No. | 支援計画 | 概要 |
|---|---|---|
| 1 | 事前ガイダンス | 労働条件・活動内容・入国手続・保証金徴収の有無等について |
| 2 | 出入国する際の送迎 | 空港や事業所、住居などへの送迎について |
| 3 | 住居確保・生活に必要な契約支援 | 連帯保証人の申し出や社宅の提供など。銀行口座等の開設やライフラインの手続き支援 |
| 4 | 生活オリエンテーション | 日本のルールやマナー、公共機関の利用方法や災害時の対応の案内など |
| 5 | 公的手続き等への同行 | 必要な行政手続きの支援 |
| 6 | 日本語学習機会の提供 | 日本語教室の入学案内や教材の情報紹介など |
| 7 | 相談・苦情への対応 | 職場や生活上の相談、苦情について、外国人が理解できる言語での対応、助言など |
| 8 | 日本人との交流促進 | 地域住民との交流や地域のお祭りなどの行事案内や参加の補助等 |
| 9 | 転職支援 | 受け入れ企業の都合で雇用契約を解除する場合は、次の職場への支援を行う |
| 10 | 定期的な面談・行政機関への通報 | 支援責任者による定期的な面談や、労働基準法違反の場合の通報 |
特定技能人材を受け入れる企業は、上記の支援計画を網羅した「1号特定技能外国人支援計画」を策定して、事前ガイダンスを行う必要があります。もちろん、登録支援機関に、1号特定技能外国人支援計画の策定やサポートを委託してもかまいません。
法律に決められた内容をしっかり理解して、支援を行うことが大切です。
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事前ガイダンスを提供しなければならない理由
特定技能人材を受け入れる企業は、採用の際に事前ガイダンスを行うよう、特定技能運用要領における「義務的支援」として定められています。
また、特定技能人材への事前ガイダンスは、特定技能雇用契約の適正な履行に係る基準を定める省令（特定技能基準省令）第4条第1号の規定に基づき、支援計画を立てて適正に実施しなければなりません。さらに、支援計画として届け出た内容が不履行だった場合や、虚偽の届出があった場合には、企業側が処罰される可能性もあります。
このように、企業は特定技能人材に適切な方法で事前ガイダンスを提供しなければなりません。
特定技能人材への事前ガイダンスで説明・確認すべき内容：義務的支援
特定技能人材への義務的支援については、注意しなければならない点がいくつもあります。そのため、最初に解説したように一般的には登録支援機関に委託することも多い事前ガイダンスですが、雇用する企業の方でも内容を理解しておかなくてはなりません。
企業は義務的支援として、特定技能人材の雇用条件や在留資格の内容を十分に理解できるよう説明する必要があります。ここでは、義務的支援として、外国人材を採用する企業が特定技能人材への事前ガイダンスで説明すべき内容を解説します。
- 労働条件や雇用契約の内容
- 特定技能人材本人が実際に従事する活動内容
- 入国手続の内容やフロー
- 違法な保証金や違約金に関する契約がないことのチェック
- 送り出し機関との合意内容のチェック
- 自社が費用を負担する支援内容の説明
- 入国時の送迎に関する説明
- 住居支援の内容
- 相談や苦情の受付体制や窓口の連絡先
- 支援担当者の連絡先
労働条件や雇用契約の内容
基本的なことですが、特定技能人材に従事する業務の内容や報酬額など、労働条件に関する事項を説明します。雇用契約書の内容を説明すると考えて良いでしょう。具体的には、次の項目について説明します。
- 業務内容
- 労働時間
- 休日
- 給与
- 手当
- 退職に関する事項
特定技能人材は、日本人の社員と同等以上の条件で雇用する必要があります。採用する業務区分が、特定技能人材の在留資格にあっている業種かどうかを確認して雇用契約を結ぶようにしてください。
特定技能人材本人が実際に従事する活動内容
企業で実際に従事する活動内容を説明します。特定技能制度に則った活動・業務区分であることも説明する必要があります。
特定技能人材は、働いてもらう特定の業種の技能を習得していることが必要です。これから働いてもらう業種の技能と、特定技能人材の技能が食い違っていないか、しっかり確認しましょう。具体的には、次の項目について説明します。
- 配属部署
- 担当業務
- キャリアパス など
入国手続の内容やフロー
企業が特定技能の在留資格で外国人材を採用する場合には、大きく分けて2つのパターンがあります。
一つは、まだ日本に入国していない人材を現地で募集し、教育して日本語能力や技術の研修を行い、特定技能の要件を満たした後に入国の手続きをするパターンです。
もう一つは、元々何らかの形で入国しており、留学生または技能実習2号を良好に終えたなど、日本にすでに在留許可を持って滞在している外国人材を採用する場合です。
この2つのパターンは、最初の手続きが全く異なります。また、初めて日本で生活する人と既に滞在している人では、採用の際に伝える事前説明の内容ももちろん変わってくるでしょう。まずは、採用にあたって新しく日本に来てくれる人材の場合を説明しましょう。
新たに入国する人材を採用する場合
新たに入国する人材を採用する場合、まず現地で日本語試験と働きたい業種の技能試験に合格しなければなりません。
その後、受け入れ側の企業と雇用契約を結んだ後、書類をそろえて在留資格認定証明書をとるための申請を行いますが、その際には事前ガイダンスを行います。
在留資格認定証明書の送付・受領後に、管轄の日本大使館などで査証（ビザ）申請を行ったのち、在留資格認定証明書交付から3ヶ月以内に日本に入国することになります。最初に何をしなければならないか、次はどんな手続きをすべきなのか、くわしく説明して手続きがスムーズに進むようサポートしましょう。
特に新しく入国してくる人材の場合は、登録認定機関の力を借りて募集し、採用することがほとんどだと考えられるため、登録認定機関と綿密に打ち合わせの上で行いましょう。具体的には、次の項目について説明します。
- 在留資格認定証明書の取得方法
- 査証申請の方法
- 入国時の手続き
- 在留中の手続き
入国した後の生活面などについては、後ほどできるだけした方が良い「任意的支援」において解説します。
すでに日本の在留許可を持っている外国人材を採用する場合
日本にすでに在留許可を持って滞在している外国人材を採用する場合は、入国手続きは必要ありません。採用を決定したら、事前ガイダンスを行って雇用契約を結ぶところから始めてください。
違法な保証金や違約金に関する契約がないことのチェック
登録支援機関を通して現地で採用し入国してもらう場合は、特定技能人材もしくはその配偶者、親族などが、今回の特定技能活動に関連して、違法に保証金などを徴収されていないか（金銭その他の財産を管理されていないか）、今後もする予定がないかを確認します。
同様に、特定技能雇用契約の不履行について違約金を定める契約に締結していないか、今後もする予定がないか確認します。
送り出し機関との合意内容のチェック
以上のように送り出し機関が適正であることを確認した後は、特定技能人材が負担する費用の総額や内訳について、本人が十分に理解していることを確認します。具体的には、支払費用の有無、支払った機関の名称、支払年月日、支払った金額およびその内訳を確認します。
自社が費用を負担する支援内容の説明
ここまで解説した義務的支援に要する費用は、企業や登録支援機関が負担する必要があります。特定技能人材に対しては、どのような費用を企業や登録支援機関が負担するのか解説したうえで、これらの費用については直接的にも間接的にも本人に負担がかからないことを説明しなければなりません。
具体的には、次の項目について説明します。
- 登録支援機関への委託費用
- 住居の賃貸費用
- 生活必需品の購入費用
- 日本語学習の費用
- その他
入国時の送迎に関する説明
特定技能人材が入国する際には、企業や登録支援機関が空港などに出迎えを行い、企業や事業所、本人の住居まで送迎を行う必要があります。また、国に帰るときも企業や登録支援機関の担当者によって空港に送迎してもらうことができます。
住居支援の内容
企業や登録支援機関が特定技能人材に提供する住宅支援の内容を説明します。社宅などを貸与する場合は、広さや特定技能人材が負担すべき家賃なども紹介する必要があります。
また、連帯保証人が必要な場合は受け入れ企業側で用意するなど、安定した住居を用意しなければなりません。具体的には、次の項目について説明します。
- 住居の種類
- 間取り
- 家賃
- 光熱費
- インターネット環境 など
相談や苦情の受付体制や窓口の連絡先
特定技能人材本人の職業生活や日常生活、社会生活に関する相談や苦情の受付体制や連絡窓口も説明しておきましょう。たとえば、平日月～金曜日の10:00～19:00まで、面談・電話・電子メールの方法で相談や苦情を受けることができるなど、確実に本人が困ったときに利用できるよう理解してもらうことが大切です。
受け入れ企業のサポートのリーダーとは、3ヶ月に1回以上はミーティングをして、仕事上の相談だけでなく、日常生活の相談もできることを伝えます。
支援担当者の連絡先
企業や登録支援機関における支援担当者の氏名と連絡先（メールアドレスなど）が、わかるようにしておきましょう。作成した支援計画にも記載しておく必要があります。
また、支援担当者は労働基準法上の違反が判明した場合は通報の義務があることも忘れてはいけません。
特定技能人材への事前ガイダンスで説明・確認するのが望ましい内容：任意的支援
特定技能運用要領では、義務的支援に加えて行うことが望ましい支援内容を「任意的支援」として定めています。ここでは、特定技能人材への事前ガイダンスにおける任意的支援について解説します。受入れ企業側の勤務環境を鑑み、必要に応じて取り入れてください。
- 入国時の日本の気候や過ごしやすい服装に関する説明
- 母国から持参すべきものなどのアドバイス
- 入国後の生活に必要な金額と用途の説明
- 企業や登録支援機関から支給されるものの説明
入国時の日本の気候や過ごしやすい服装に関する説明
初めて日本に入国する外国人のために日本の気候について詳しく説明しましょう。入国する時期によって、過ごしやすい服装も変わってきます。気温や湿度に応じた服装をアドバイスしましょう。
母国から持参すべきものなどのアドバイス
母国から持参すべきもの・持参した方が望ましいもの・持参してはいけないもの（持ち込み禁止品など）を説明します。入国時の日本の気候や過ごしやすい服装を説明すると、特定技能人材が母国から持参すべき衣服などを検討する材料になります。
入国後の生活に必要な金額と用途の説明
特定技能人材が当面の生活を成り立たせるために必要な金額について説明します。
入国後から給与支給日までの期間に、母国から持参したお金が足りなくなり、特定技能人材が生活に困ることがあります。入国後から勤務をはじめて生活が軌道に乗るまでの期間に必要と思われる金額を説明してあげてください。
企業や登録支援機関から支給されるものの説明
入国後、企業や登録支援機関から支給されるものがあればその内容についても説明しておきます。具体的には、作業着や勤務に使用する工具などです。どこまでが外国人材が自分自身で管理する対象なのか、生活や勤務の流れに沿って説明しましょう。
特定技能人材に事前ガイダンスを行う際の注意点
続いて、事前ガイダンスを行う際の注意点を解説します。
- 特定技能雇用契約を締結する前に事前ガイダンスを行う
- 事前ガイダンスは対面・テレビ電話・ビデオ通話で行う
- 事前ガイダンスは特定技能人材が理解できる言語で実施する
特定技能雇用契約を締結する前に事前ガイダンスを行う
事前ガイダンスで情報提供する内容には、具体的な労働条件など、特定技能雇用契約を締結する前に、外国人材本人が把握するべき情報が含まれています。そのため、特定技能雇用契約を締結する前に事前ガイダンスを行うことが重要です。
外国人材が内容を理解・了承していないのに雇用契約を締結することは違法となるため注意が必要です。
事前ガイダンスは対面・テレビ電話・ビデオ通話で行う
事前ガイダンスは、対面での説明が必要です。実際に顔を合わせて面談しなくても良いですが、インターネットを利用した双方向のビデオ通話などにより、本人であることを確認したうえで実施しなければなりません。
本人確認をせずに文書の郵送や、電子メールの送信だけで済ませることはできない点も注意してください。
事前ガイダンスは特定技能人材が理解できる言語で実施する
事前ガイダンスは、特定技能人材がその内容をしっかり理解できる言語で実施しなければなりません。特定技能人材は日本語を学んではいますが、雇用契約などの大切な話は難しい場合が多いため仕方ありません。
後でトラブルになることもあるので、母国語の通訳を同席させることが必要でしょう。なお、明光グローバルでは、さまざまな言語に対応できるスタッフが常駐している登録支援機関です。事前ガイダンスの際には、安心してお任せいただけます。
特定技能人材の採用・教育・定着支援なら明光グローバルにおまかせ
ここまで解説したように、特定技能人材の受け入れにあたっては、受け入れ企業は外国人材に対して、入国前の事前ガイダンスや入国後の住居確保、生活支援など、多岐にわたる支援を行う必要がありますこれらの支援は、企業が外国人材を獲得するために必要なだけでなく、外国人材が日本で安心して働くために不可欠です。
ただし、そういうさまざまな支援が受け入れ企業にとっては大きな負担となることも事実です。明光グローバルは、特定技能人材紹介サービスと登録支援機関としての認定を組み合わせ、企業の負担を軽減し、特定技能人材の受け入れを全面的にサポートします。人材紹介だけでなく、入社前後の申請・手続き、日本語教育、生活支援まで、ワンストップで対応可能な点が強みです。最後に、明光グローバルの概要と、提供するサービスを紹介します。
明光グローバルとは
明光グローバルは、外国人材の就労機会の創出と育成を通して、日本企業の持続的な成長をサポートする教育系人材サービスです。
40年以上の個別指導の教育実績、そして10年以上の日本語教育の実績を持つ明光ネットワークジャパングループの知見を活かし、外国人材の育成と企業の人材課題解決に特化したサービスを提供しています。
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明光グローバルの主要サービス
| 事業 | サービス |
|---|---|
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| 人材紹介事業 | ・特定技能人材の紹介 ・外国籍エンジニアの人材紹介 ・教育伴走型の登録支援サービス |
特定技能人材やエンジニアの紹介から、外国人社員向けの教育・研修サービスまで、幅広いノウハウを提供しています。単なる日本語教育にとどまらず、企業での実践力を重視した総合的な人材育成を行っています。
特定技能人材紹介サービス
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明光グローバルは、特定技能1号人材の登録支援機関として認定されています。登録支援機関とは、特定技能1号の人材への支援を適切に実施し、出入国在留管理庁への各種届出を滞りなく行うために設置されているサポート機関です。
企業が登録支援機関と委託契約を締結すると、必要に応じて特定技能人材への支援を登録支援機関に委託することができます。具体的には、ご契約いただいた企業においては、特定技能人材の紹介に加えて、次のサービスをご利用いただくことが可能です。
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明光グローバルの強み
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まとめ
特定技能人材への事前ガイダンスでは、義務的支援で定められた内容を漏らさず伝えることが重要です。内容をしっかり理解してもらわなければならないので、必要に応じて登録支援機関を活用するのもおすすめです。
明光グローバルは、登録支援機関として登録されているので、受け入れ企業と協力して事前ガイダンスをおまかせいただくことが可能です。特定技能人材の採用だけでなく、その教育とその後の定着に向けてのサポートまでワンストプでご支援いたします。
特定技能人材の採用・教育・定着に関する豊富な知見とノウハウがある明光グローバルにぜひお気軽にお問合せください。
