外国人材を雇用している企業の担当者の中には、「在留カードの更新はいつ行えば良い？」「不備があると在留資格が切れてしまうのでは？」と、不安や疑問を感じている方も多いのではないでしょうか？在留カードの更新は期限内に正しい手続きを行えばそれほど難しくありませんが、更新のタイミングや必要書類を誤るとトラブルにつながる可能性があります。
今回は、在留カードの更新が必要なケースやタイミング、申請書類の準備方法、企業側で注意すべき実務対応を、初めて担当する方にもわかりやすく解説します。失敗しないためのポイントを押さえたい企業担当者の方は、ぜひ最後までご覧ください。
在留カードとは
在留カードとは、日本に中長期的に在留する外国人に対して交付される、身分証明書としての役割を持つ重要なカードです。
在留カードには、氏名や顔写真、生年月日、国籍といった基本情報に加え、就労できる在留資格なのか、また、どのような仕事ができる在留資格を持っているのかがわかる情報が記載されています。また、その在留資格がいつまで有効なのかを示す在留期間も明記されています。
このカードは単なる身分証明書ではなく、外国人が日本に滞在し、活動する資格を証明する公的な書類です。外国人本人には常に携帯する義務があり、受け入れ企業も適正な雇用を行う上で、その内容を必ず確認する必要があります。
在留カードを適切に管理することは、法律に沿った雇用を続けるために不可欠です。
在留カード更新に関する基礎知識
外国人材を雇用する企業担当者にとって、在留カード更新手続きのサポートは避けて通れない業務の一つです。在留カードの更新は、正式には在留期間更新許可申請と呼ばれ、外国人材が引き続き日本に滞在し活動する許可を得るための重要な手続きです。ここでは、企業担当者が知っておくべき基礎知識を整理します。
在留カード更新の目的
在留カードの更新は、外国人材が日本で働くための身分や資格を、常に新しく正しい情報に保つために必要な手続きです。企業としては、この更新時期を把握してサポートすることが、法律を守って長期に働いてもらう上でとても大切です。
更新を忘れて期限が過ぎてしまうと、外国人材本人は不法滞在になってしまい、企業も不法就労助長罪に問われる可能性があります。そうしたリスクを避けるためにも、更新手続きを本人に任せきりにするのではなく、企業が更新時期を管理し、スムーズに進むよう手伝うことが求められます。
更新が必要となるタイミングと対象者の条件
在留カードの更新手続きは、在留期限の3ヶ月前から可能です。申請は在留期間満了日までに完了しなければなりません。期間満了間近で申請を行うと、審査中に在留期間が過ぎてしまうリスクがあるため、早めに準備を進めることが重要です。
更新が必要な対象者は、引き続き同じ在留資格で日本に滞在し、就労・生活を継続する意思がある外国人です。在留期間の満了後も日本で同じ活動を希望する場合、必ずこの手続きを行わなければなりません。
企業が行うべき在留カード更新の対応
在留カードの更新手続きは外国人材本人が行うことが基本ですが、企業側の協力やサポートは不可欠です。在留期間更新手続きをスムーズに進めるには、書類の準備、期限管理、在籍状況の証明など、企業側で対応すべき実務が多数あります。ここでは、企業担当者が取るべき具体的なアクションを解説します。
- 必要書類の準備内容と企業が担える範囲を整理する
- 在留カード更新の期限を管理し社内で共有する体制を構築する
- 更新審査で重視される在籍・就労実績を管理しておく
- 更新手続きの遅延によるリスクと取るべき対応策を把握しておく
- 更新完了通知（ハガキ）受領後に必要な対応を確認する
必要書類の準備内容と企業が担える範囲を整理する
在留カード更新には、外国人材本人が用意する所得や納税状況を証明する書類などの他に、企業側で作成し、提出が求められる書類も必要です。主な書類としては、外国人材の在籍状況や雇用条件を証明するための雇用証明書や就労状況報告書、会社の登記事項証明書などがあります。
企業としては、これらの書類を正確かつ迅速に準備することが、手続きをスムーズに進める上で非常に重要になります。外国人材本人と連携しながら、必要な書類を漏れなく準備できる体制を整えましょう。
在留カード更新の期限を管理し社内で共有する体制を構築する
在留カードの更新期限を見落としてしまうと、外国人材の在留資格が失効し、不法就労として企業も罰則の対象となる重大なリスクがあります。そのため、在留資格の期限管理と社内での情報共有体制は欠かせません。
外国人材の在留期間を一覧表で管理し、期限が近づいたら本人に通知する仕組みを作りましょう。具体的には、人事管理システムの活用や、カレンダー機能でのリマインダー設定などが有効です。また、更新手続きの進捗状況を部署内で共有することで、担当者が変わっても対応が滞らないようにすることがリスク回避につながります。
更新審査で重視される在籍・就労実績を管理しておく
在留カードの更新審査では、外国人材が企業で継続して雇用されているか、業務実績や給与の支払い状況がどうなっているかなどが重視されます。
入国管理局は、提出された書類の内容が実態と一致しているか厳しく審査するため、企業は日々の就労記録や給与支払い状況をきちんと管理・保存しておく必要があります。雇用契約書、タイムカード、給与明細などの書類は、審査時に提出を求められる可能性があるため、いつでも提示できるよう整理しておきましょう。これらの情報が正確に管理されていれば、更新手続きの際に慌てることなく対応できます。
提出すべき雇用証明書・就労状況報告の内容とポイント
雇用証明書や就労状況報告書には、外国人材の雇用契約内容や勤務時間、仕事内容、給与額などを具体的に記載する必要があります。これらの書類を作成する際は、事実に基づいた正確な記載が原則です。嘘の記載は絶対に避け、すべての情報が最新かつ正確であることを確認しましょう。
契約内容と実務内容のずれが疑われる場合のリスク
雇用契約書に記載された業務内容や勤務地と、実際の仕事内容や勤務地が異なっている場合、在留資格の目的外活動と判断され、更新が許可されない原因となるリスクがあります。
たとえば、契約では事務職として採用したのに、実際には工場でのライン作業をさせていた、といったケースです。このような「契約内容と実態の乖離」は厳しく審査されるため、業務範囲や勤務地など、契約内容と実際の労働実態を一致させることが不可欠です。
変更があった場合は、その都度雇用契約書の内容を見直し、在留資格とずれていないか確認しておく必要があります。
更新手続きの遅延によるリスクと取るべき対応策を把握しておく
在留カード更新手続きの遅れは、外国人材本人だけでなく企業にとっても深刻なリスクを招きます。
在留期限を超えると、在留資格を失い不法滞在となり、外国人材は日本から強制的に退去させられる可能性があります。企業側も不法就労助長罪として、行政指導や罰則を受ける可能性があります。
こうした事態を避けるには、早めの準備と、万が一のときの相談窓口を確保しておくことが重要です。更新期限の数ヶ月前から本人と連絡を取り合い、必要な書類を早めに準備するよう促しましょう。
更新完了通知（ハガキ）受領後に必要な対応を確認する
更新手続きが完了すると、外国人材本人宛に新しい在留カードを受け取るための通知ハガキが届きます。この情報をもとに、企業側でも更新後の書類管理や労務手続きを行う必要があります。本人から通知ハガキを受け取った旨の連絡があった際には、すぐに新しい在留カードを受け取るように促し、手続きの完了を一緒に確認しましょう。
ハガキ受領後に企業が確認・管理しておくべき事項
新しい在留カードを受け取った後、企業が確認すべき重要な事項があります。
まず、新しい在留期限がいつまでか、そして在留資格や就労資格の範囲に誤りや変更がないかをチェックします。記載内容に誤りがある場合は、すぐに本人に入国管理局へ相談するよう促す必要があります。
また、確認が完了したら、新しい在留期限を社内管理簿に正確に反映させ、次回の更新時期を忘れずに設定しましょう。
新しい在留カードの回収・写しの保管方法
外国人材本人が新しい在留カードを受け取ったら、企業はその写しを必ずもらい、保管しておく必要があります。これは、在留資格の変更や更新状況を記録し、入国管理局からの指導や監査に備えるためです。
個人情報保護に配慮しつつ、適切に管理できるファイルやシステムに保管しましょう。企業として、外国人材の在留状況を常に最新の状態に保つことは、コンプライアンス遵守のために不可欠です。
外国人材本人が行うべき在留カード更新の基本的な手続きの概要
在留カード更新の手続きは、基本的には外国人材本人が主に対応するものです。企業は必要な書類の作成や情報提供といったサポートを担いますが、申請書の作成、必要書類の準備、入管窓口への提出、そして新しい在留カードの受領という一連の流れは、外国人材自身が申請人として行うことになります。
ここでは、外国人材本人が行うべき基本的な手続きの流れと注意点について解説します。企業担当者もこの流れを理解しておくことで、より適切なサポートが可能になります。
申請前に準備すべき書類と更新可能な時期
在留カードの更新は、在留期限の3ヶ月前から準備を始める必要があります。
在留カード更新にあたり、外国人材本人が用意すべき書類は多岐にわたります。パスポートや在留カード本体はもちろん、申請書や顔写真などの基本的な書類に加え、企業から提供される在職証明書や就労状況報告書なども含まれます。
更新手続きをスムーズに進めるためにも、企業が更新のスケジュール管理をサポートし、本人が手続きを忘れずに準備を始められるように促しましょう。
在留カード更新申請の提出先と進め方
在留カードの更新申請は、原則として外国人材本人が申請人となって、居住地を管轄する出入国在留管理局に出向いて行います。ただし、本人の代わりに行政書士や弁護士といった申請取次者が手続きを行うことも可能です。
更新申請は、申請書類をすべて揃えて、窓口で提出するという流れです。オンラインで事前予約ができる入国管理局もあるため、ウェブサイトで確認しておくとスムーズです。また、窓口に行かなくてもオンラインで申請できるケースもあるので、事前に確認すると良いでしょう。
審査中に本人が行う対応と注意点
更新申請後、審査が完了するまでには一定の時間がかかりますが、審査期間中に在留期限が過ぎても慌てる必要はありません。すでに更新申請を行っていれば申請受付票が発行されるため、それを所持していれば、在留期限後も日本に滞在し、就労を続けることができます。
企業側もこの証明書の存在を確認し、引き続き就労が可能であることを理解しておくことが重要です。万一、審査期間中に在留カードを紛失した場合は、速やかに再交付手続きを行う必要があります。
在留カードを紛失・破損した場合の対応
万が一、在留カードを紛失または破損してしまった場合は、速やかに再交付手続きを行う必要があります。カードを紛失したまま放置すると、身分証明ができないため不法滞在と見なされるリスクがあるため、企業としても速やかな対応を促すことが重要です。
まずは最寄りの警察署に遺失届を提出し、発行された受理番号を控えてから、出入国在留管理庁へ再交付申請を行います。本人にこの手続きをすぐに案内し、再交付までサポートすることで、トラブルを未然に防ぐことができます。
在留カード更新に関するよくある質問
続いて、企業担当者や外国人材本人がよく直面する、在留カード更新に関する疑問やトラブル事例についてQ&A形式で解説します。よくある質問と回答を事前に把握しておくことで、いざというときにも冷静に対応できるでしょう。
在留カードの更新を忘れたらどうなりますか？
在留カードの更新を怠り在留期限が過ぎてしまうと不法滞在となり、外国人材本人が日本から強制的に退去させられる可能性があります。また、企業も不法就労助長罪に問われ、罰金などの罰則を受けるリスクがあります。更新は必ず期限内に行い、企業としても期限管理を徹底しましょう。
在留カードの有効期限が審査中に切れても問題ありませんか？
問題ありません。更新申請が受理されていれば、結果が出るまでの間は、引き続き日本に合法的に滞在し、仕事を続けられます。外国人材本人から「申請受付票」を提示してもらい、安心して就労を継続してもらいましょう。
在留カードを紛失してしまった場合はどうしたら良いでしょうか？
在留カードを失くしたままにすると、不法滞在と見なされるリスクがあります。そのため、すぐに再交付の手続きを行いましょう。
まずは最寄りの警察署に遺失届を出し、受理番号を受け取ります。その後、その番号を持って出入国在留管理庁で再交付を申請します。企業からも速やかな対応を促すことが大切です。
外国人材への定着支援なら明光グローバルにお任せください
在留カード更新時期の管理を含む外国人材の定着支援について、不安や負担を感じる企業にとっては、専門支援サービスの活用も選択肢となります。最後に、明光グローバルの概要と、提供するサービスを紹介します。
明光グローバルとは
明光グローバルは、外国人材の就労機会の創出と育成を通して、日本企業の持続的な成長をサポートする教育系人材サービスです。
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JCLIや早稲田EDU日本語学校での豊富な教育ノウハウを活かし、特定技能試験対策から業界別の専門教育まで、幅広いニーズに対応しています。外務省からEPA事業を4期連続で受託するなど、高い信頼性と実績を誇ります。
明光グローバルの主要サービス
| 事業 | サービス |
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| 人材紹介事業 | ・特定技能人材の紹介 ・外国籍エンジニアの人材紹介 ・教育伴走型の登録支援サービス |
特定技能人材やエンジニアの紹介から、外国人社員向けの教育・研修サービスまで、幅広いノウハウを提供しています。単なる日本語教育にとどまらず、企業での実践力を重視した総合的な人材育成を行っています。
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まとめ
在留カードの更新は、外国人材に安心して長く就労してもらうために大切な手続きです。今回紹介したように、企業担当者としては、在留カード更新の時期や必要書類、そして審査で重視されるポイントを正しく理解し、社内での情報管理や体制を整備することが求められます。
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