特定技能1号の外国人材を採用する場合、当初は難しい行政手続きや支援業務を登録支援機関に委託するのが一般的です。しかし、特定技能制度の運用が安定した後は、毎月のランニングコストの削減や、自社でもっと直接外国人材とコミュニケーションを取っていきたいとの考え等から、自社支援への切り替えを検討する企業が増えています。
今回は、そんな企業の経営者や担当者の皆様向けに、自社支援に切り替える際に必要な準備と、注意した方が良いポイントについて詳しく解説します。ぜひ、今後の特定技能外国人支援の参考にしてください。
登録支援機関から自社支援の切り替えに必要な要件
特定技能1号の外国人材への支援を自社で行うには、法令で定められている「適正な支援体制」を備えている必要があります。登録支援機関のサポートを受けて行っていた支援を自社を中心に行うための主な要件をここで確認しておきましょう。
- 「過去2年間の支援実績」または「同等の体制」の証明
- 支援責任者・支援担当者の選任
- 10項目の義務的支援を自力で遂行できるリソース
「過去2年間の支援実績」または「同等の体制」の証明
まずは受け入れ企業が自社支援をするためには、以下のいずれかの実績が必要です。
- 自社が過去2年間に特定技能1号や技能実習生のような中長期在留者の外国人材を受け入れた経験があること
- 支援責任者および支援担当者が、過去2年間に中長期在留者の生活相談業務に従事した経験を有していること
どちらも支援担当者は特定技能外国人に活動をさせる事業所ごとに１名以上必要。
※中長期在留者：技術・人文知識・国際業務などの収入を伴う事業を運営する活動又は報酬を受ける活動を行うことができる在留資格の外国人を含みます。
初めて特定技能外国人材を受け入れる企業の場合は、受け入れ実績がなく要件を満たせないために登録支援機関に支援を委託する場合がほとんどですが、支援責任者および支援担当者に経験者を置ければ要件を満たせるケースもあります。
支援責任者・支援担当者の選任
自社支援に切り替えるためには、支援責任者と支援担当者の選任も必要です。兼任も可能ですが、直接外国人材を指導する立場にない部署から選任することが望ましいとされています。
外国人材の支援責任者・支援担当者は、会社側と外国人材の間で中立の関係で支援を行っていかなければなりません。
10項目の義務的支援を自力で遂行できるリソース
特定技能1号の外国人材に対しては、義務的支援を行うよう定められています。自社支援の場合は、事前ガイダンスから生活オリエンテーション、相談窓口の設置まで、法令で定められた次の10項目の支援を自社内の人員と環境で実施しなければなりません。
- 事前ガイダンス
- 出入国する際の送迎
- 適切な住居の確保・生活に必要な契約支援
- 生活オリエンテーション
- 公的手続き等への同行
- 日本語学習の機会の提供
- 相談・苦情への対応
- 日本人との交流促進
- 転職支援（人員整理等の場合）
- 定期的な面談・行政機関への通報
自社支援のみで特定技能1号外国人材の支援を行っていく場合は、この義務的支援を社内のリソースだけでやれるかどうかを検討し、支援を継続していける体制を構築しなければなりません。
登録支援機関から自社支援に切り替えるメリット
自社支援に必要な要件をクリアできれば、登録支援機関の支援から切り替えることができます。自社支援への切替はもちろん大きなランニングコストのカットになりますが、単なる経費削減以上のメリットをもたらします。ここでは、自社支援の具体的なメリットを解説します。
- ランニングコストが適正化できる
- 外国人材との直接的な関わりが増え職場定着につながる
- 社内に外国人材マネジメントのノウハウが蓄積される
ランニングコストが適正化できる
最も直接的なメリットは、登録支援機関へ支払っていた毎月の支援委託料の削減です。一般的に、1人あたり月額2万円から3万円を削減できることになると言われています。
その予算を外国人材の待遇改善や社内研修の充実に充てることが可能になれば、より効果的な人材育成も期待できます。
外国人材との直接的な関わりが増え職場定着につながる
外国人材に対して外部の担当者任せにせず自社スタッフが直接サポートすることで、信頼関係がより深まることになります。社内で密なコミュニケーションを取ることができるため、現場の小さな不満や体調の変化にも気がつくことができ、トラブルの早期発見・解決につながります。
外国人材側も、会社が自分を大切にしてくれるという実感が湧くことで帰属意識が高まり、離職防止になるでしょう。
社内に外国人材マネジメントのノウハウが蓄積される
支援を自社で行っていけば当然、外国人材マネジメントのノウハウ・経験が蓄積されていきます。自社の業務専用のマネジメントのノウハウの蓄積は、将来的に外国人材の増員や活用拡大、特定技能2号へのステップアップへの支援に対応しやすくなるに違いありません。
自社支援に切り替える際の判断基準
メリットがある一方で、安易な自社支援への切り替えはリスクを伴います。コスト面だけを考えて自社支援に切り替えようとしても、現場が混乱してしまうかもしれません。
ここでは、自社支援に切り替える際の判断基準について解説します。自社の状況を慎重にチェックして判断しましょう。
- 社内に外国人材にわかりやすく対応できる体制があるか
- 事務担当に入管業務をこなせる余力があるか
社内に外国人材にわかりやすく対応できる体制があるか
外国人材用の相談窓口は、外国人材が理解できる言語で対応したり、外国人材が理解しやすいように、やさしい日本語で対応することが望ましいでしょう。自社の外国人材の日本語能力などを鑑みて判断していく必要があります。
外国人材の母国語を完璧に話せる必要はありませんが、複雑な話題になったときに、外部の通訳の確保や翻訳ツールの活用が現実的かどうかが重要な判断基準です。予期せぬトラブルに相談窓口が即座に対応できる体制が構築できるかが大切です。
また可能な限り日本語で対応できるように、外国人材の日本語能力の向上を継続的に行う体制作りも大切です。特定技能2号の取得を見据える場合は、特に大切となってきます。
事務担当に入管業務をこなせる余力があるか
1年に1回の定期届出（四半期ごとの届出から変更されました）や、在留資格に関する書類作成は、法令に沿って正確に作成する必要があります。また、雇用契約の変更や住所変更があった際には随時届出を行わなければなりません。
事務担当者が、これらの負担をスケジュール管理をしながらこなせるのか検討しておく必要があります。
登録支援機関から自社支援に切り替える手順
自社支援への切り替え時には、出入国在留管理局への変更届出が必要です。実務上は登録支援機関への委託の終了と自社による新体制の開始を同時に届け出ることになります。
ここでは、登録支援機関から自社支援に切り替える際の手順について解説します。支援体制を途切れさせることがないようにスムーズな切り替えを目指して準備しましょう。
- 登録支援機関との契約解除時期の調整と引き継ぎ
- 管轄の出入国在留管理局への届出
登録支援機関との契約解除時期の調整と引き継ぎ
委託先である登録支援機関との契約を終了する日と、自社での支援を開始する日が連続するように調整します。現在の支援計画を自社支援に「引き継ぐ」形になるため、日付がつながっていることが事務手続き上のポイントとなります。
基本的には、変更日から14日以内に届出を出さなければなりません。
管轄の出入国在留管理局への届出
登録支援機関への委託から自社支援への変更にあたっては、管轄の出入国在留管理局へ手続きを行います。
まずは支援計画に変更があったとして「支援計画変更に係る届出書（参考様式第３－２号）」とともに「1号特定技能外国人支援計画変更届出」「特定技能所属機関概要書」を添付してください。
他に、登録支援機関との契約終了を届け出るための「支援委託契約に係る届出書」も必要です。必要書類の書式や記載例は最新のものをホームページからダウンロードしてください。
参照元：
自社支援に切り替える際の注意点とリスク管理
自社支援はコスト削減にもなりますし、自由度も高くなりますが、責任もすべて自社で取らなければなりません。
特に「記録の保管」は監査時に厳しくチェックされるポイントなので注意が必要です。ここでは、自社支援に切り替える際の注意点について解説します。
- 支援実施記録の作成と「5年間の保存義務」を厳守する
- 支援計画の実施漏れによる「受け入れ停止」のリスクを避ける
支援実施記録の作成と「5年間の保存義務」を厳守する
登録支援機関に委託していれば支援機関が主導で行ってくれる事務作業も、自社支援に切り替えた後は、全部自社内部で対応する必要があります。
たとえば、支援を行った際は「支援実施記録」を作成し、保管しておかなければなりません。どのような話をし、どのような対応をしたかを面談記録や相談記録として作成し、5年間は保存しておく義務があります。
入管の実施調査で厳しく審査される点であるため注意してください。
支援計画の実施漏れによる「受け入れ停止」のリスクを避ける
自社支援で心配になることの一つに、知識不足や情報不足でのミスが法令違反に直接つながってしまうことが挙げられるでしょう。「忙しくて面談を忘れていた」というようなミスも、度重なれば支援を怠ったと判断されかねません。
支援の実施が一部でも漏れていたり、虚偽の報告をしたりすると、改善命令を受けてしまったり、外国人材の「受け入れ停止」のペナルティを受けてしまったりするリスクがあります。
「自社支援」と「外部サポート」を賢く組み合わせる選択肢
これまで解説したように、自社支援に切り替えることでコストは抑えられますが、「多言語での生活相談」や「日本語レベルの向上」まで全て自社で対応するのは限界があることも事実です。義務的支援だけでなく、外国人材の定着やキャリアアップを考えると、他の任意支援が必要になることも考えられます。
すべてを自社で負担することなく、専門的な部分は外部サービスを使うという工夫が効率的なコストカットにつながるかもしれません。ここでは、「自社支援」と「外部サポート」を組み合わせる際のポイントについて解説します。
- 負担が大きい部分を外部に委託する
- キャリアアップにつながる支援を外部に委託する
負担が大きい部分を外部に委託する
母国語での相談窓口業務や、複雑なメンタルサポートなどを自社スタッフだけでこなすのは、大きな負担となります。通訳部分だけでも外部のサポートを取り入れて、効率よく支援の体制を構築すると良いでしょう。
また事務管理の部分も、アドバイスだけでも委託すると知識不足や情報不足が防げるでしょう。自社のリソースを分析して、負担が大きい部分は外部に委託することを検討してください。
キャリアアップにつながる支援を外部に委託する
日本語のレベルアップのための学習や、特定技能2号につながる勉強など、専門的な支援は外部に委託することを検討すると良いでしょう。
オンライン学習の仕組みなども利用して、日常業務とキャリアアップのための学習の両立をサポートすることをおすすめします。外国人材のキャリアアップは、長期職場定着につながります。
特定技能人材の支援と自社支援のサポートは明光グローバルにおまかせください
ここまで、登録支援機関への委託から自社支援への切り替えについて解説しました。自社支援には多くのメリットがありますが、特定技能1号外国人材の活躍を支えるための支援をすべて自社で行うには、負担が大きすぎることも事実です。
明光グローバルは、40年以上の教育事業で培ったノウハウを活かし、外国人材の即戦力化と長期定着を人材紹介から採用、雇用後の支援までトータルでサポートいたします。最後に、明光グローバルの概要と、提供するサービスを紹介します。
明光グローバルとは
明光グローバルは、外国人材の就労機会の創出と育成を通して、日本企業の持続的な成長をサポートする教育系人材サービスです。
40年以上の個別指導の教育実績、そして10年以上の日本語教育の実績を持つ明光ネットワークジャパングループの知見を活かし、外国人材の育成と企業の人材課題解決に特化したサービスを提供しています。
JCLIや早稲田EDU日本語学校での豊富な教育ノウハウを活かし、特定技能試験対策から業界別の専門教育まで、幅広いニーズに対応しています。外務省からEPA事業を5期連続で受託するなど、高い信頼性と実績を誇ります。
明光グローバルの主要サービス
| 事業 | サービス |
|---|---|
| 教育研修事業 | ・eラーニングによる日本語教育（スマホアプリに対応） ・対面/オンラインによる日本語レッスン ・外国籍人材と日本人に向けた各種研修プログラム ・外国籍人材に向けた各種試験対策講座 |
| 人材紹介事業 | ・特定技能人材の紹介 ・手続き支援～入社後支援 ・教育伴走型の登録支援サービス |
特定技能人材やエンジニアの紹介から、外国人社員向けの教育・研修サービスまで、幅広いノウハウを提供しています。単なる日本語教育にとどまらず、企業での実践力を重視した総合的な人材育成を行っています。
外国人社員向け各種教育・研修サービス
明光グローバルでは、外国人材の日本語能力向上と各業界に特化した学習支援を4つの柱で展開しています。時間や場所を問わない「Japany」でのeラーニングから、ビジネス経験豊富な講師による個別指導まで、幅広いニーズに対応できることが特徴です。
| サービス | 概要 |
|---|---|
| 外国人向けオンライン日本語学習ツール「Japany」 | ・1,400本以上の豊富な動画教材 ・N5～N1レベルまでの総合的な学習コンテンツ ・多言語対応により初学習者も安心して学習が可能 ・特定技能2号試験対策コンテンツも搭載（外食業、飲食料品製造業、製造業、宿泊業） |
| オンライン日本語レッスン | ・ビジネス経験豊富な講師による個別指導 ・業界別カスタマイズカリキュラム ・定期的にレッスン報告書を企業に提供 |
| 各種研修プログラム | 【外国人材向け】新入社員研修、異文化理解研修等 【日本人社員向け】外国人材受入れ研修等 |
| 各種試験対策講座 | ・専門講師が直接指導 ・実施方法はオンライン/対面いずれも対応可能 ・受講人数や実施回数など企業毎にカスタマイズして対応可能 ※介護福祉士試験対策講座、特定技能2号試験対策講座（外食、飲食料品製造、製造業、建設の4分野に対応） |
各種教育・研修サービスの強み
明光グローバルの外国人社員向け各種教育・研修サービスの強みは「実用性の高さ」「カスタマイズ性」「豊富な実績」の3点です。
明光グループでは、これまで40年以上もの間、個別指導をはじめとした教育活動を実施してきました。そのため、明光グローバルには、企業様の状況に合わせた実用的な学習コンテンツが蓄積されています。学習した内容をすぐに現場で活かすことができるため、社員がモチベーション高く取り組むことができるでしょう。
また、さまざまな研修コンテンツを、企業の状況に応じてカスタマイズできることも特長です。外国人社員向けの日本語能力向上の研修だけでなく、業界や職種に特化したビジネスマナーや接遇・セールス研修、外国人社員を受け入れる日本人社員向けの受け入れ研修や異文化理解研修、異文化コミュニケーション研修など、幅広い研修を行うことができます。
さらに、EPA事業を外務省から5期連続で受託しており、国内外ともに豊富な導入実績を持っています。企業の規模や外国人社員の採用経験の多寡を問わず、さまざまなサポートが可能です。
特定技能人材紹介サービス
特定技能人材紹介サービスとは、特定技能人材の導入から定着まで、一気通貫したサポートが受けられるコンサルティングサービスです。
明光グローバルは、特定技能1号人材の登録支援機関として認定されています。登録支援機関とは、特定技能1号の人材への支援を適切に実施し、出入国在留管理庁への各種届出を滞りなく行うために設置されているサポート機関です。
企業が登録支援機関と委託契約を締結すると、自社で対応が難しい支援業務を登録支援機関に任せることができます。具体的には、ご契約いただいた企業においては、特定技能人材の紹介に加えて、次のサービスをご利用いただくことが可能です。
- 特定技能人材に対する生活サポート
- 特定技能人材の母国語での相談窓口
- 特定技能人材との定期面談
- 特定技能人材の採用に向けた各種申請書類の入管への提出
- 特定技能人材の採用に向けた各種申請書類作成の際のアドバイス提供
明光グローバルのサービスが選ばれている主な理由には、次の3つのサポート体制にあります。
| サポート内容 | 概要 |
|---|---|
| 採用支援 | ・SNSを活用した独自の採用ルート ・提携教育機関との連携による人材確保 ・母国語スタッフによる適性評価 |
| 充実した入社前後のサポート | ・在留資格申請の手続き代行 ・住居やライフラインの整備 ・銀行口座開設など初期手続きの支援 |
| 効果的な定着支援と能力開発 | ・定期的な面談によるフォロー ・母国語による相談窓口の設置 ・独自開発の外国人向けオンライン日本語学習ツール「Japany」による日本語学習 |
こうした包括的なサポートにより、半年で100名以上の紹介実績を持つ企業様もいます。特定技能人材の採用をお考えの企業様は、ぜひお気軽にご相談ください。
明光グローバルの強み
明光グローバルの強みは、「集客力」「教育力」「専門性」の3点です。
明光グローバルは、SNSや各種メディアなどを通じて外国人材を数多く集客しています。また、グループ会社のネットワークを通じて、各種教育機関からも優秀な人材を獲得しています。潤沢な候補者情報を獲得しているからこそ、企業にぴったりの人材を選抜し、推薦することが可能なのです。
まとめ
登録支援機関から自社支援に切り替える際のメリットや、手順について解説しました。
毎月のランニングコストをカットできる点や、自社に外国人材マネジメントのノウハウが蓄積される点などメリットも多い自社支援ですが、義務的支援だけでも自社の支援担当者の負担は大きくなります。
社内で支援のためのリソースを揃えて対応することで、余計にコストがかさむ場合も考えられます。また、特定技能1号外国人材のキャリアアップや長期定着を考えると、さらなる教育プログラム支援などの任意支援も欠かせません。
「自社でどこまでやるべきか迷っている」「教育体制だけはプロにまかせたい」というような自社支援に外部サポートを組み合わせたいとお考えの企業の経営者、担当者の方は、ぜひ一度明光グローバルにご相談ください。貴社の状況に最適のプランをご提案いたします。
