日本では多くの企業が人手不足に困っており、多くの特定技能外国人が働いています。雇用が増えている一方で、特定技能外国人が退職することもよくあります。退職理由は、外国人本人の自己都合であるケースもあれば、企業都合で退職するケースもあります。
特定技能外国人を雇用する企業は、退職が発生した際に適切な届出を行わなければなりません。届出が行われない場合、欠格とみなされ特定技能外国人を雇用できなくなるリスクもあります。
そこで今回は、特定技能外国人が退職する際に必要な手続きについて解説します。この記事を読めば、特定技能外国人が退職する際に必要な対応について理解することができるはずです。退職時には早急に適切な対応が必要なため、本記事で退職時の対応について要点を押さえてください。
特定技能外国人が退職するケース
特定技能外国人の退職件数は近年増加しており、その背景にはさまざまな理由があります。特定技能ビザを持つ外国人労働者は、技術や経験を生かして日本で働くことを期待されていますが、彼らが退職する場合、その理由は大きく分けて「自己都合退職」と「企業都合の退職」に分かれます。
たとえば、特定技能外国人の個人的な事情で退職する場合や、特定技能の上限年数に達して退職する場合があります。出入国在留管理庁によると、退職理由としては次のものが挙げられます。
- 特定技能外国人による自己都合
- 経営上の理由による退職（解雇）
- 特定技能所属機関が基準不適合となったとき
- 重責解雇
- 行方不明
- 特定技能外国人のケガや病気
- 特定技能外国人や経営者の死亡
参照元：特定技能外国人受入れに関する運用要領（出入国在留管理庁）
自己都合退職と企業都合の退職で、必要な手続きは異なります。ここでは、自己都合退職と企業都合の退職のそれぞれにおいて必要な手続きや注意点を解説していきます。
自己都合退職
特定技能外国人が自己都合退職を選択する理由には、さまざまな個人的要因が影響しています。たとえば、次のような退職理由が挙げられます。
- 職場環境や待遇に対する不満
- キャリアアップのための他の仕事への転職
- 日本での生活における個人的な問題
また、家族の事情や健康上の理由で帰国を余儀なくされる場合もあります。自己都合退職は、特定技能外国人本人に起因する退職が多いですが、労働環境の改善や外国人労働者への生活支援等、企業側がサポートする必要性も高まっています。
特定技能外国人から退職の申し出があった際、企業側は申し出があった日から14日以内に次の書類を提出しなければなりません。
- 受け入れ困難にかかわる届出書（参考様式第３－４号）
- 受け入れ困難にとなるに至った経緯に係る説明書（参考様式５－１１号）
特定技能外国人が退職を申し出る場合、上司に退職意向を伝えることが一般的です。上司が対応を失念しており14日を過ぎてしまうケースもあるため、特定技能外国人から退職の申し出があった場合は優先的に対応しましょう。
参照元：特定技能関係の申請・届出様式一覧（出入国在留管理庁）
実際に退職した後は、次の書類を提出してください。
- 特定技能雇用契約に係る届出書（参考様式３－１－２号）
上記の書類を提出して手続きは完了となります。参考様式については出入国在留管理庁のホームページで確認できます。なお、確認事項などが無ければ提出書類について入管側から受領の連絡はありません。何も連絡が無ければ、手続きが完了したと判断して問題ありません。
また、雇用企業を退職する場合、特定技能外国人本人も届出を行わなければなりません。雇用契約が終了した日から14日以内に、以下の書類を入管に提出する必要があります。
- 所属機関に関する届出（参考様式1-4（契約の終了））
届出を怠った場合、在留変更申請時の審査が不利になる可能性があるため注意が必要です。
なお、雇用保険への加入期間が離職の日以前の2年間のうち12ヶ月以上ある場合、外国人も失業保険を受け取ることができます。詳しくは、ハローワークの窓口等で確認するよう、外国人本人に促すと良いでしょう。
企業都合の退職
企業都合の退職は、特定技能外国人が企業の判断により職を離れるケースです。具体的には次のようなケースが挙げられます。
- 企業の経営状況が悪化した
- 人員削減が必要となった
- 業務内容の変更により特定技能職が不要になった
企業が倒産する場合など、仕方ない事情による場合もありますが、基本的に特定技能外国人を受け入れている企業は、非自発的に離職させてはならないと定められています。特定技能人材を受け入れている企業の欠格要件の中に、次の規定が設けられています。
- 特定技能外国人に従事させる業務と同種の業務に従事する労働者を非自発的に離職させていないこと
- 特定技能雇用契約の締結の日前1年以内のみならず、特定技能雇用契約を締結した後も非自発的離職者を発生させていないこと
参照元：特定技能外国人の受入れに関する運用要領（出入国在留管理庁）
企業都合の退職は、外国人労働者の雇用の安定性に大きく影響を与えることになります。加えて、特定技能受入機関としての規定に反することにもなるため、企業側は注意が必要です。
『特定技能外国人の受入れに関する運用要領』によると、非自発的に退職させたケースに該当するのは以下のケースです。
- 人員整理を行うための希望退職の募集又は退職勧奨を行った場合（天候不順や自然災害の発生、又は、新型コロナウイルス感染症等の感染症の影響により経営上の努力を尽くしても雇用を維持することが困難な場合は除く。）
- 労働条件に係る重大な問題（賃金低下、賃金遅配、過度な時間外労働、採用条件との相違等）があったと労働者が判断したもの
- 就業環境に係る重大な問題（故意の排斥、嫌がらせ等）があった場合
- 特定技能外国人の責めに帰すべき理由によらない有期労働契約の終了
非自発的な離職者が発生した場合、一年間特定技能外国人の雇用ができなくなるため、注意が必要です。
なお、特定技能外国人が会社都合で退職する場合も、自己都合退職のケースと同じ手続きを進めていきます。退職が決まったタイミングから14日以内に以下の書類提出が必要となります。
- 受け入れ困難にかかわる届出書（参考様式第３－４号）
- 受け入れ困難にとなるに至った経緯に係る説明書（参考様式５－１１号）
退職した後、退職日から14日以内に下記の書類を提出して対応完了となります。
- 特定技能雇用契約に係る届出書（参考様式３－１－２号）
会社都合退職の場合、特定技能外国人が日本で継続して就労したいかの意思確認も行いましょう。
会社都合退職となった場合、「日本で働きたいけど、働き先がなくやむを得ず帰国する」という可能性もあります。
日本での就労意向がある場合、ハローワークや職業紹介会社につなぐ等の対応をしましょう。
特定技能外国人の退職時に必要な届出
特定技能外国人の退職に伴う届出は、受入れ機関（雇用している企業）と特定技能外国人本人の双方にとって重要な手続きです。具体的には、次の書類の提出を行う必要があり、適切に行わないと法的な問題が発生する可能性があります。
- 参考様式第3-4号 受入れ困難に係る届出書
- 参考様式第5-11号 受入れ困難となるに至った経緯に係る説明書
- 参考様式第3-1-2号 特定技能雇用契約の終了又は締結に係る届出書
参照元：特定技能関係の申請・届出様式一覧（出入国在留管理庁）
受入れ機関は法律に基づいて、退職が決まった時点で速やかに所定の届出を行う義務があります。ここからは、具体的な届出書とその提出に必要な手続きについて解説します。
受入れ困難に関わる届出書
受け入れ困難に係る届出書は、特定技能外国人を雇用することが困難になった場合に正式に報告するための書類です。
受け入れ困難に係る届出書は、受け入れ困難の事由が発生した日から14日以内に受け入れ機関（雇用元の企業）が提出する必要があります。受け入れ困難の事由が発生した日は退職日でないことに注意してください。
届出書の提出先は、特定技能機関の住所を管轄する地方出入国在留管理局です。受け入れ困難に係る届出書を提出する際は、受け入れが困難となった具体的な理由を明記する必要があります。
たとえば、経済状況の悪化や事業内容の変更に伴い、従業員を維持することが難しくなったケースなどが該当します。この届出書を遅滞なく提出することは、今後の法的なリスクを回避するためにも非常に重要です。
届出を記入する際は、次の項目を記載するようにしてください。
- 届出の対象者
- 届出の事由
- 特定技能外国人の現状
- 受け入れ継続のための措置
- 届出機関
参照元：特定技能所属機関による受入れ困難に係る届出（出入国在留管理庁）
それぞれの記入のポイントについて解説します。
画像引用元：特定技能所属機関による受入れ困難に係る届出 参考様式第３－４号（出入国在留管理庁）
届出の対象者
届出の対象となる退職する特定技能外国人の情報を記載してください。
届出の事由
自己都合退職の場合は「特定技能外国人の都合」欄にチェックを入れます。
下段にある「A 特定技能所属機関の都合」欄については記入不要で、「B 特定技能外国人の都合」欄に記入します。
会社都合退職の場合、「特定技能所属機関の都合」にチェックを入れ、「A 特定技能所属機関の都合」欄に記入してください。「B 特定技能外国人の都合」欄は記入不要です。
画像引用元：特定技能所属機関による受入れ困難に係る届出 参考様式第３－４号（出入国在留管理庁）
特定技能外国人の現状
届出を提出する時点で、特定技能外国人と連絡可能か連絡不可能かにチェックを入れましょう。
受け入れ継続のための措置
退職する特定技能外国人が、引き続き働く意思があるのか本人に確認が必要です。「A 活動継続の意思」欄の該当項目に記載します。
別の特定技能受け入れ機関に移りたい場合、「活動継続の意思なし」欄にチェックを入れてください。
「B 措置内容」については、対象の特定技能外国人への実施措置について記載します。転職支援実施や帰国支援実施から実施した項目を選択します。
会社都合で退職する場合、対象の特定技能外国人が就労を希望するのであれば転職支援をする必要があります。
届出機関
特定技能所属機関の情報を記入しましょう。届出作成者の署名が必要になります。
受入れ困難となるに至った経緯に係る説明書
受け入れ困難となるに至った経緯に係る説明書は、特定技能外国人の受入れ困難な状況に至った背景を詳細に記すことが求められます。
参照元：受入れ困難になるに至った経緯に係る説明書（出入国在留管理庁）
社内での雇用調整の結果や経営方針の変更、あるいは労働条件の改定などさまざまな要因が関与する場合があります。書面には、可能な限り詳細な状況説明を盛り込むことで、第三者が状況を理解しやすくなり、後の紛争を防ぐための証拠としても有効です。
次の項目の記載が必要です。それぞれの項目の記載方法を解説します。
- 特定技能所属機関の都合による場合の具体的な事情
- 特定技能外国人の都合による場合の具体的な事情
- 特定技能外国人の法的保護のための案内実施の有無
特定技能所属機関の都合による場合の具体的な事情
画像引用元：特定技能所属機関による受入れ困難に係る届出 参考様式第３－４号（出入国在留管理庁）
退職理由が企業都合の場合、「1 特定技能所属機関の都合による場合の具体的な事情」欄に退職理由を記載してください。会社都合の場合は「2 特定技能外国人の都合による場合の具体的な事情」欄の記入は不要です。
特定技能外国人の都合による場合の具体的な事情
画像引用元：特定技能所属機関による受入れ困難に係る届出 参考様式第３－４号（出入国在留管理庁）
退職が特定技能外国人の自己都合の場合、「2 特定技能外国人の都合による場合の具体的な事情」欄に記入が必要です。自己都合退職の場合、「1 特定技能所属機関の都合による場合の具体的な事情」欄の記入は不要になります。
特定技能外国人の法的保護のための案内実施の有無
画像引用元：特定技能所属機関による受入れ困難に係る届出 参考様式第３－４号（出入国在留管理庁）
特定技能外国人が就労を希望する場合、ハローワークや職業紹介会社を案内しましょう。次の職探しを支援することに加えて、転居や在留に必要な手続きについて説明したかを記載します。実際に案内した内容にチェックを入れてください。
特定技能雇用契約の終了又は締結に係る届出書
特定技能雇用契約の終了又は締結に係る届出書は、特定技能外国人との雇用契約の終了時または新たに契約を締結した際に必要となる書類です。実際に雇用契約が終了した後に提出します。
その際は、契約の種類や雇用形態の変更内容を明記し、必要に応じて新しい契約書の写しを添付することも重要です。
参照元：「特定技能雇用契約の終了又は締結に係る届出」記載例（出入国在留管理庁）
また、契約の解除理由や新たに締結するに至った背景をきちんと記載しておくことで、将来的なトラブルを防ぐことができます。正確な記録として残すことを心がけましょう。
特定技能雇用契約の終了又は締結に係る届出書を提出する際は「届出の事由」欄の記載が必要です。「特定技能雇用契約の終了」または「新たな特定技能雇用契約の締結」のどちらか該当する項目にチェックをつけましょう。
退職の場合は「特定技能雇用契約の終了」にチェックを入れた上で「A 契約の終了」欄に詳細を記入していきます。
画像引用元：特定技能所属機関による受入れ困難に係る届出 参考様式第３－４号（出入国在留管理庁）
支援委託契約の終了又は締結に係る届出書について
特定技能外国人の受け入れに際して、支援委託契約を結んでいる場合、この契約の終了や新たな締結に関しても届出が必要です。
参照元：支援委託契約の終了又は締結 に係る届出書（出入国在留管理局）
支援委託契約は、特定技能外国人の生活支援や日本での生活適応をサポートする重要な役割を担っています。
この届出書には、契約の変更内容や支援の状況、特定技能者の生活面での影響を明示することが求められます。適切な枠組みでのサポート体制を維持するための重要な手続きです。
支援委託契約の終了又は締結に係る届出書は、雇用契約が終了した日から14日以内に提出してください。
なお、次の場合は提出が不要です。
- 登録支援機関に「支援の全部」を委託していない場合
- 登録支援機関に「支援の全部」を委託していて、「特定技能雇用契約の終了又は締結に係る届出」に登録支援機関の情報を記入・提出し、今回の退職者以外にも支援を委託している者（支援を継続する者）がいる場合
特定技能外国人の退職時のハローワークへの届出
特定技能外国人が退職する場合、適切な手続きをハローワークで行うことが求められます。特定技能外国人の氏名や在留資格等についてハローワークへ届出ることが義務になっています。
退職手続きには、雇用保険の有無に関わらず、退職者の雇用情報を正確に届け出ることが重要です。これにより、外国人労働者のキャリアに必要なサポートが受けられるようになります。
外国人就労者にとっては今後の就職活動や在留資格の変更に影響を及ぼすため、漏れなく対応しましょう。ここでは、特定技能外国人が退職する際に必要となるハローワークへの届出について解説します。
特定技能外国人が雇用保険の被保険者でない場合
特定技能外国人が雇用保険の被保険者でない場合、退職時の届出の対応には注意が必要です。特定技能外国人が勤務する企業の住所を管轄するハローワークに「外国人雇用状況の届出（様式第3号）」を提出する必要があります。提出期限は、退職した翌月末までです。
届出の記入方法については、厚生労働省のパンフレットを参考にしてください。
参照元：「外国人を雇用する事業主の皆さまへ 外国人雇用はルールを守って適正に」（令和5年6月版）（厚生労働省）
在留資格の変更や更新を検討する場合には、在留資格の条件や次の職場での勤務形態についても慎重に確認することが不可欠です。
特定技能外国人が雇用保険の被保険者である場合
特定技能外国人が雇用保険の被保険者である場合、退職時には通常の雇用保険に関する手続きが必要です。この際、雇用主は退職翌日から10日以内に雇用保険被保険者資格喪失届をハローワークに提出する必要があります。被保険者が外国人の場合のみ記入する欄があるため、もれなく記入しましょう。
また、外国人労働者自身も失業手当の受給を希望する場合、ハローワークで必要な手続きが求められます。手続きをすることで次の職探しをスムーズにし、生活の安定を図るためのサポートを受けることができます。
届出をしなかった場合の罰則
届出書を提出しないと、特定技能受け入れ機関として果たすべき義務を履行しなかったという評価になります。欠格事由に該当してしまうと、今後特定技能外国人の受け入れができなくなることがあります。
必ず欠格事由に該当するとは限りませんが、悪質性が高いと欠格事由に該当してしまいます。退職の申し出があった場合は早急な対応を心がけましょう。
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- 集客力と徹底したスクリーニング
- 入社前後での手厚いサポート
- 継続的な日本語学習支援
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まとめ
特定技能外国人が退職する際には、さまざまな届出が必要となります。これにより、外国人労働者と企業の間で透明性が保たれ、適切な手続きが行われることが確保されます。
自己都合や企業都合により退職する場合、それぞれに応じた届出が必要です。また、外国人本人もハローワークへの届出などを行う必要があります。
特に、雇用保険に加入しているかどうかによって手続きが異なるため注意が必要です。届出を怠ると罰則が課されることもあるため、法律に従った行動が求められます。
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